不管是在生活还是职场中，我们常常都会遇到这样的问题:位朋友或者同事突然开口，让你帮个忙。问题在于，这个事情对你来说，已经有些超出个人的能力范围。答应下来，自己忙上忙下，还不一定能够圆满完成;如果直接拒绝，面子上又实在抹不开，毕竞大家都相熟已久了。此种情况应该怎么说，才能既不得罪人，又能达到拒绝的目的呢?
有人会直接对他说:“不行，真的不行!”如果你真这么说了，当然拒绝的目的是肯定达到了，但是你可能因此失去一位朋友，甚至还会影响到你在这个圈子的口碑。有人会推托说:“我能力不够，其实某某更适合。”那你有没有想过:当朋友或同事把你的这番话说给某某听时，他会做何反应?有人会不好意思地说:“我真的忙不过来。”这个理由还算不错，可是只能用一次，第二次再用时，朋友或同事定会用疑惑的眼光来看你。
面那么，到底应该怎样说出那个重要的“不”字来呢?
1.不妨先倾听一下，再说“不”
在工作中，往往每个人都会遇到这种情况，当你的朋友或同事向你提出要求时，他们心中通常也会有某些困扰或担忧，担心你会不会马上拒绝，担心你会不会给他脸色看。因此，在你决定拒绝之前，首先要注意倾听他的诉说，最好的办法是，请对方把自己的处境与需要，讲得更明了一些，自己才知道如何帮他。接着向他表示你了解他的难处，若是你易地而处，也一定会如此。
“倾听”能让对方产生自己被尊重的感觉，在你婉转地表明拒绝他人的立场时，也要避免伤害他，还要避免让人觉得你只是在应付他。如果你的拒绝是因为自己有一定工作负荷或者压力，倾听可以让你清楚地界定对方的要求是不是你份内的工作，而且是否在自己的能力范围内。或许你仔细听了他的请求后，会发现协助它有助于提升自己的工作能力与经验。这时候，你在兼顾自己的工作原则下，牺牲一点自己的休闲时间来帮助对方，对自己的发展也是有帮助的。“倾听”还有一个好处是，虽然你拒绝了他，但你可以针对他的情况，建议如何取得适当的支援。若是能提出更好的办法或替代方案，对方一样会感激你。甚至在你的指引下找到更适当的方法，这样也会事半功倍。
2.温和而又坚定地说“不”
当你仔细倾听，明白朋友或同事的要求后，并认为自己确实无能为力，只能拒绝的时候，说“不”的态度即要温和又要坚定。好比同样是药丸，外面是一-层糖衣的药，就比较让人容易人口。同样，委婉表达拒绝，也比生硬地说“不”让人更容易接受。
例如，当你的同事的要求不合公司或部门的有关规定时，你就要委婉地表达自己的工作权限，并暗示他如果自己帮了这个忙，就超出了自己的工作范围，违反了公司的有关规定。拿自己工作时间已经排满而爱莫能助的前提下，要让他清楚自己工作的先后顺序，并暗示他如果帮他这个忙，就会耽误自己的工作，会产生一些不必要的麻烦，也和公司的利益有冲突。
一般来说，同事听你这么说，一定会知难而退，而再去想其他办法。
3.说明拒绝的理由
拒绝在某种意义上，其实就是一种辩论。别人会想尽办法试图说服你接受，而我们则必须利用各种理由“反击“，向他说明自己不能接受的原因。如果我们要让对方心服口服，就必须说出一个值得信服的理由。当然，选择权在我们手上，即使没有理由，我们也可以选择拒绝对方;只是这样的结果，会让对方感到不悦，毕竟遭受毫无理由的拒绝，任谁都不会开心的。
4.不要过多地解释
有些拒绝者为了抚慰对方“受伤的心灵”，往往在拒绝之后，说出一大堆安慰的话，或为自己的拒绝说出一连串冠冕堂皇的理由。其实，这些都是画蛇添足，因为太多理由，反而让别人觉得你是在借故搪塞。因此，拒绝的理由只要说清楚就行了，不要解释过度。在说“不”的过程中，除了技巧，更需要有发自内心的耐心与关怀。若只是随随便便地敷行了事，对方其实都看得到。这样的话，有时更让人觉得你是一个不诚恳的人，对你的人际关系伤害更大。总之，只要你真心地说“不”，对方也会了解你的苦衷，而且你也能成功地达到拒绝别人的目的。